個人事業主が請求書に記載すべき項目と注意点

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ファクタリングコラム

個人事業主が請求書に記載すべき項目と注意点

ファクタリング

2022年1月6日

「請求書」は掛取引において売掛債権の存在を示す重要な証拠となり、売掛金を活用した資金調達方法を利用する際にも提出が求められる大切な書類です。本稿では請求書を作成する際に記載すべき項目や、トラブルを避けるためにチェックしていただきたい注意点をご紹介します。また掛取引の問題点を解消可能な、請求書を活用できる資金調達方法「ファクタリング」の特長も併せてご紹介します。

個人事業主の取引に必須な「請求書」とは?

現在の企業間の取引では、取引先に納品した商品や提供したサービスの代金をその場で受け取ることは少なく、多くの場合で月末や翌月などにまとめて精算が行われることになります。このような取引方法を「掛取引」と言いますが、この発生した代金を後日受け取る権利を「売掛債権」と言い、「請求書」は売掛債権の存在を証明し代金の支払いを求める際に必要な情報を記載した書類となります。

領収書との違い

請求書と混同されることが稀にある「領収書」ですが、領収書とは「代金を受け取った事実を証明する書類」であり、請求書とは役割が全く違います。万が一、請求書と領収書を間違えて発行してしまった場合には、既に代金を受け取ったと宣言してしまうことになりかねず支払いトラブルに発展する危険があります。決して、間違えて発行しないように注意しましょう。

請求書に記載が必須な項目

取引を行う際に請求書を発行するのが一般的ではありますが、発行の義務があるわけではなく発行しないことで罰せられることもありません。しかし請求書を発行せず売掛債権の存在を示す証拠が他にない場合には、請求が難しくなることが考えられます。また請求書は法律で書き方が細かく決まっているわけではないのですが、必要事項が欠けていると取引上のトラブルに発展する可能性があります。国税庁のサイト上には以下に紹介する、請求書に必要な記載事項が掲載されていますので、一度は目を通しておくことをおすすめします。

書類作成者の氏名または名称

請求書には、作成し発行することになる個人事業主の氏名を記載する必要があります。屋号がある場合はそちらも忘れずに明記しておきましょう。売掛債権を誰が保有しているかを示す重要な情報ですので、記載ミスのないようご確認ください。

取引年月日

請求書を作成した日付を記載するのではなく、取引先の締日を記入するのが原則です。請求書の発行日と勘違いしやすい項目ですので注意が必要になります。

取引内容

商品を納品した場合は商品名や個数、単価などの記載が求められ、サービスの提供の場合もサービス名や内容を記載しなくてはなりません。ただし記載方法については取引先の要望に合わせるべきですので、記載の仕方について一度確認しておくと安心です。

税率ごとに区分して合計した税込み対価の額

請求額に対して消費税額が幾ら含まれているのかを記載します。一律に10%とは限らず、軽減税率の対象となっている場合もありますので、忘れずに確認しておきましょう。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

売掛先となる企業の会社名や担当者の氏名などを、間違いのないようにご記載ください。事業部名なども必要になることが考えられ、また打ち合わせの際に担当していただいた人物とは違う方が請求書の宛先となる可能性もありますので、思い込みで記載せず前もって問い合わせを行っておくと安心です。

請求書に記載を検討すべき項目

国税庁のサイトに掲載されている「請求書等への記載事項」は上記した5項目となっていますが、他にも請求書に記載しておく方が良い項目が幾つか存在しています。取引先によって必要・不必要あるかも知れませんが、確認を取った上で可能な限り記載しておくことをおすすめします。

支払期日

いつまでに支払いを行っていただくかの支払期日を明記しておくことで、予定していた支払日になっても決済が行われないというトラブルを避けやすくなります。支払期日の記載があれば、決済が遅延している状況での催促も行いやすくなりますが、一方的に決済日を決めず相談した上で記載することが大切です。

振込口座の情報

売掛先からの支払いに利用する口座の情報を正しく記載しておくと、支払い手続きがスムーズに行われる期待が高まります。名義人氏名・銀行名・支店名・口座番号などはもちろんですが、支店コードなども記載しておけば、売掛先の手間を少しでも減らせられるかも知れません。

請求書の通し番号

継続した取引を行う際には、管理しやすくするために請求書に通し番号を記載しておくことをおすすめします。通し番号がふってあることで、自社と取引先のどちらにとっても管理が容易となり、問い合わせも行いやすくなります。

請求内容に関しての特別条件

支払い方法などについて特別な約束事がある場合には、請求書にきちんと記載しなくてはなりません。口約束のような状況になっていると、期待通りの方法で支払いが行われずトラブルに発展してしまう危険がありますのでご注意ください。

発行者の住所・連絡先

請求書を作成し発行した人物の名前や屋号だけでなく、住所や電話番号なども記載しておくと売掛先とのやり取りがスムーズになります。コミュニケーションが取りやすい方法を考慮し、メールアドレスやFAX番号などの記載もご検討ください。

個人事業主が請求書を作成する際の注意点

請求書を作成する際には幾つかの注意点が存在しています。これは請求書を受け取る際にも確認が必要な項目ですので、請求書の作成時・受取時には忘れずにチェックをしてください。

請求書の発行日は取引先の締日が「一般的」

多くの企業が締日を基準として請求書の管理を行っています。これが請求書の発行日として売掛先の締日を記載するのが一般的となっている理由です。しかしあくまで一般的にそうなっているというだけですので、取引先への確認が必須です。また自社の締日と売掛先の締日が同じとは限りませんので、日付そのものを問い合わせる必要もあります。

請求に関する費用や税金の取り扱いを確認しておく

請求の際に源泉徴収が行われる可能性があり、個人事業主は対象となるかの確認が必要です。他にも決済時の口座への振込手数料を、売掛先と債権者のどちらが負担するのかも確認しておくべき項目です。

宛名の書き方は正しいかをチェック

これは礼儀的な意味合いが大きいのですが、宛名を書く際のルールを正しく守れているかをチェックしておきましょう。具体的には担当者個人名を宛先とする場合は「様」を付け、所属部署を対象とする場合は「御中」と記載します(個人名も併せて記載する場合は不要)。

捺印の必要性を問い合わせておく

正式な書類には捺印が必要となることが多くなりますが、請求書は印鑑を押さなければ書類として認められないわけではありません。しかし義務ではないとしても印鑑を押してある方が書類としての信頼性が高まるのも事実ですので、捺印が必要かを問い合わせておくと無難です。請求書に捺印する場合は、シャチハタなどは使わずに角印を使用するなど、印鑑の種類にも注意しましょう。

正しく作成された請求書は資金調達にも活用できる

売掛債権は資金調達への利用が認められており、正しく作成された請求書は売掛債権の存在を示す書類としてファクタリングによる資金調達に活用することができます。ファクタリングは売掛債権を売却して現金化する資金調達方法であり、金融庁のサイトでは「事業者の資金調達の一手段」であると記載されており国にも認められている存在です。

ファクタリングの仕組み

金融庁のサイトには、ファクタリングとは「法的には債権の売買(債権譲渡)契約」であるとも記載されています。売掛債権をファクタリング会社と呼ばれている買取業者に対して、債権譲渡を行なった上で手数料を支払って売却します。売掛債権を保有していなければ利用することはできませんが、ファクタリングは中小企業向けの資金調達方法として注目されており、年々利用する企業が増加中です。

ファクタリングによる資金調達のメリット

・決済日前の売掛債権を現金化できる
・申込から売却までが短期間(最短即日)で行える
・債権を売却する企業の経営状況が審査に大きく影響しない
・貸借対照表のスリム化など企業評価改善効果がある
・必要書類が少なく、手続きの手間が少ない

ファクタリングは決済日前の売掛債権を現金化できることから、債権の決済日までのつなぎ資金の確保に役立ちます。また最短即日など素早い資金調達スピードを活かせば、緊急で現金が必要になった際にも役立ちます。他にも融資ではない資金調達方法という利点を活かすことで貸借対照表のスリム化も期待でき、本人確認書類・請求書・売掛先との取引実績を示す書類(通帳のコピー)があれば利用可能という必要書類の少なさも大きなメリットとなります。

ファクタリングを利用する際の注意点

・手数料を制限する法律がない
・決済日を過ぎた債権は原則売却ができない
・売掛先の信用力が審査や手数料に大きく影響する

債権を売却する際に必要となる手数料は融資の利息制限法のように上限を規制する法律がなく、妥当性のある額が提示されているかを判断する必要があります。また決済日前の売掛債権が買取対象であり、決済日を過ぎた不良債権は買取対象にならないのが原則です。債権売却を希望する企業の経営状況が審査に影響しにくいのはメリットではあるものの、売掛先の経営状況が芳しくない場合は審査通過や手数料に悪影響が考えられ、売却する債権選びが重要になるという点にもご注意ください。

請求書の丁寧な作成は「掛取引」での重要ポイント

掛取引において請求書の重要性は高く、付き合いが長いからと雑な請求書作成を行っていては大きなトラブルに発展してしまうかも知れません。また必要事項が記載されていない書類はファクタリングなどへの利用が難しくなるだけでなく、他社との取り引き時には企業としての信用を下げてしまう危険性も否定できないのです。丁寧に請求書を作成することは、取り引きの安全性と信用できる企業としての評価を高めることに繋がります。

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